Damit Bürger:innen, Verwaltung und Politik miteinander ins Gespräch kommen, braucht es klare und transparente Abläufe. Eine digitale Beteiligungsplattform hilft dabei: Alle Ideen und Rückmeldungen werden erfasst, übersichtlich dargestellt und sind jederzeit für alle einsehbar. So geht nichts verloren und Entscheidungen werden nachvollziehbar.

Doch echte Beteiligung entsteht nicht ausschließlich online, sondern auch vor Ort in Workshops, Zukunftswerkstätten, Bürgerforen und -panels. Damit die Diskussionen in den analogen Beteiligungsformaten fair, konstruktiv und zielführend verlaufen, ist eine professionelle Moderation wichtig. So ergänzen sich digitale und analoge Formate ideal und schaffen eine Form der Beteiligung, die in Kommunen wirklich Wirkung entfaltet.

Digitale Bürgerbeteiligung als Fundament des Beteiligungsprozesses

Eine digitale Beteiligungsplattform bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• Teilhabe: Menschen, die an Präsenzveranstaltungen nicht teilnehmen, können Ideen einbringen, an Umfragen teilnehmen oder Ergebnisse abrufen.

• Struktur: Vorschläge lassen sich einfach thematisch sammeln, bewerten und priorisieren.

• Transparenz: Alle Beiträge sind sichtbar und Rückmeldungen sind öffentlich möglich.

• Nachhaltigkeit: Ergebnisse werden dokumentiert und können später weiterbearbeitet werden.

Dank dieser Vorteile legt eine digitale Plattform die Basis für gelungene Bürgerbeteiligung: Sie ist der wesentliche Baustein dafür, den Beteiligungsprozess offen, nachvollziehbar und für alle zugänglich zu gestalten. Doch Beteiligung wird erst dann richtig lebendig, wenn digitale und analoge Formate kombiniert werden.

Analoge Formate in der Bürgerbeteiligung: Wenn persönliche Begegnung den Unterschied macht

In analogen Beteiligungsformaten wie Bürgerdialogen oder Workshops treffen die unterschiedlichsten Menschen aufeinander – aus Nachbarschaftsinitiativen, Stadtverwaltungen, lokalen Vereinen, Kitas oder dem örtlichen Bauhof. Die persönlichen Begegnungen geben Raum für direkte Gespräche und Rückfragen von Mensch zu Mensch und verbessern das Verständnis für die Positionen des Gegenübers. Die Moderation achtet bei den Veranstaltungen darauf, dass alle Stimmen gehört werden und Diskussionen nicht ins Stocken geraten oder eskalieren. Insbesondere bei komplexen Themen wie Leitbildprozessen oder Projekten mit großem Diskussionspotenzial ist eine professionelle Moderation in der Bürgerbeteiligung essenziell. Sie sorgt dafür, dass sich aus vielen einzelnen Stimmen der Mitwirkenden ein konstruktiver Dialog ergibt, und hat einen wesentlichen Anteil daran, dass am Ende Ergebnisse stehen, die von der Mehrheit akzeptiert und aktiv mitgetragen werden.

Die Aufgaben der Moderation in der Bürgerbeteiligung

Das sind die wesentlichen Aufgaben der Moderation:

• Struktur schaffen: Die Moderation achtet darauf, dass Workshops und Diskussionsveranstaltungen einem klaren Ablauf folgen. Die Teilnehmer:innen wissen jederzeit, was als Nächstes passiert und welches Thema wann auf der Agenda steht. So können sie sich optimal einbringen. Auch die Vorbereitung des Raums spielt eine Rolle: Statt starrer Stuhlreihen fördern ein Stuhlkreis oder Gruppentische beispielsweise eine zugewandte Kommunikation.

• Mitarbeit aktivieren: Die Moderation nutzt Methoden wie Kartenabfragen, Kleingruppenarbeit oder visuelle Pinnwände, um die aktive Beteiligung aller zu unterstützen, insbesondere von Menschen, die zurückhaltend auftreten. Thematische Stationen sind ebenfalls eine Möglichkeit, gemeinsam an Themen zu arbeiten und konkrete Ergebnisse zu erzielen.

• Meinungen zusammenführen: Unterschiedliche Sichtweisen sind kein Hindernis, sondern eine Chance. Eine gute Moderation fördert einen Dialog jenseits von Schwarz-Weiß-Denken.

• Time Management: Indem sie auf die Einhaltung von Redezeiten achtet, verhindert die Moderation außerdem, dass einzelne Redebeiträge ausufern und die Diskussion einseitig verläuft.

• Ergebnisse sichern: Die Moderation sammelt Ideen sowie Vorschläge und dokumentiert sie. So werden Entscheidungen transparent getroffen und lassen sich später noch nachvollziehen.

• Vertrauen fördern: Wenn ihre Anliegen gehört werden, fühlen sich Menschen ernst genommen. Die Moderation achtet in analogen Formaten darauf, dass alle Beteiligten zu Wort kommen. Das steigert das Vertrauen in die Entscheidungsfindung und die Motivation, sich weiterhin aktiv zu beteiligen.

Eine gute Moderation räumt also die gängigen Stolpersteine bei klassischen Veranstaltungsformaten wie Infoabenden mit Fragerunde oder Bürgerversammlungen aus dem Weg. Ein Beispiel aus der Praxis: Bei einer Veranstaltung folgt nach einer kurzen Präsentation eine offene Fragerunde. Wer schnell das Mikrofon ergreift, prägt die Diskussion. Stillere Teilnehmer:innen kommen nicht zu Wort und wertvolle Perspektiven gehen verloren. Das Ergebnis: ein verzerrtes Bild der Stimmung und Enttäuschung bei vielen Beteiligten. Eine professionelle Moderation sorgt in solchen Situationen dafür, dass sich wirklich alle einbringen können, sei es durch Redezeitbegrenzungen, Kleingruppen-Phasen oder den Einsatz interaktiver Methoden. Auf diese Weise ergibt sich ein ausgewogenes Meinungsbild. Kommunen sollten deshalb darauf achten, dass analoge Beteiligungsformate professionell moderiert und dialogorientiert gestaltet werden.

So greifen digitale Plattform und Moderation ineinander

Die größte Wirkung entfaltet Bürgerbeteiligung, wenn analoge und digitale Beteiligungsmöglichkeiten zusammengedacht werden. Hier sind drei Beispiele, wie dies aussehen kann:

• Analoge Beiträge digitalisieren: Die Moderation sichtet und strukturiert Ergebnisse aus Workshops oder Bürgerversammlungen. Anschließend werden diese fotografiert, per OCR (optische Zeichenerkennung) ausgelesen oder direkt über QR-Codes und Smartphones erfasst. Alle Ideen werden an einem digitalen Ort gesammelt, bleiben nachvollziehbar und können weiterbearbeitet werden.

• Digitale Ergebnisse in den Raum zurückspielen: Die Moderation wählt die mit einer digitalen Beteiligungsplattform gesammelten Ideen oder Online-Umfragen aus, bereitet sie auf und stellt sie als Diskussionsgrundlage in Präsenzveranstaltungen vor.

• Rückmeldungen sicherstellen: Die Moderation sorgt dafür, dass Bürger:innen eine Antwort auf ihre Beiträge erhalten, sei es digital oder im analogen Raum. So stellt sie sicher, dass die Beteiligung ernst genommen wird und Entscheidungsfindungsprozesse für alle nachvollziehbar ablaufen.

Moderation in der Bürgerbeteiligung: Beispiele aus der Praxis

In Konradsreuth startete die Gemeinde die partizipative Entwicklung eines neuen Leitbilds, an dem alle Mitarbeiter:innen von der Verwaltung über den Bauhof bis zur Kita mitwirken sollten. CrowdInsights begleitete den Auftakt als Moderation vor Ort und kümmerte sich um ein Setting auf Augenhöhe, in dem auch zurückhaltende Stimmen Gehör fanden. Durch Kleingruppenarbeit und visuelle Methoden wurden unterschiedliche Perspektiven sichtbar gemacht und in einen gemeinsamen Dialog überführt. So entstand aus Skepsis Engagement und ein Leitbild, das wirklich von allen getragen wird.

Ein weiteres Beispiel: Im Rahmen eines partizipativen Prozesses entwickelte die Konrad-Adenauer-Stiftung gemeinsam mit CrowdInsights ihr neues Leitbild „Gemeinsam Demokratie Gestalten.“ Angelehnt an Simon Sineks „Golden Circle“-Modell strukturierte unsere Moderation die Diskussionen konsequent entlang von „Warum – Wie – Was“. Dadurch konnten Mitarbeiter:innen nicht nur ihre Werte und Motivationen formulieren, sondern auch konkrete Prozesse und Ergebnisse erarbeiten. Zudem lag der Fokus auf dem Ineinandergreifen digitaler Beiträge und analoger Diskussionen und der systematischen Auswertung. Es wurde auf diese Weise ein Leitbild erarbeitet, das die Vielfalt der Stimmen in einer klaren, konsistenten Form bündelte.

Digitale und analoge Moderation in der Bürgerbeteiligung: mehr Akzeptanz und bessere Ergebnisse

Kommunale Bürgerbeteiligung gelingt dann, wenn Menschen erleben, dass ihre Anliegen und Beiträge ernst genommen und sichtbar wirksam werden. Digitale Plattformen sorgen dafür, dass möglichst viele Ideen und Rückmeldungen einfach und transparent erfasst, nachvollziehbar dargestellt und für alle Mitwirkenden dokumentiert werden. Die analoge Moderation in den Beteiligungsformaten vor Ort ergänzt die digitale Bürgerbeteiligung um ein wesentliches, persönliches Element: Sie schafft Räume, in denen bei zwischenmenschlichen Begegnungen Vertrauen entsteht, in denen auch leise Stimmen Gehör finden und Konflikte gemeinsam konstruktiv gelöst werden. Für Kommunen ist gerade die Kombination von digitalen und analogen Formaten vielversprechend. Die mit einer Kombination aus beiden Methoden gestaltete Beteiligung führt zu effizienten und transparenten Entscheidungen, die wirklich von einer großen Anzahl an Bürger:innen mitgetragen werden.

Wir von CrowdInsights unterstützen Sie als Expert:innen für analoge Moderation gerne dabei, die Bürger:innen in Ihrer Stadt oder Gemeinde in den Beteiligungsprozess einzubinden. Sie wollen mehr erfahren? Dann kontaktieren Sie uns!