CrowdInsights bei der Smart Country Convention 2025

Jedes Jahr im Herbst findet die Smart Country Convention (SCCON) statt. Dort diskutieren staatliche Stakeholder und private Unternehmen darüber, wie die Zukunft digitaler Verwaltungen aussehen kann. Auch wir bei CrowdInsights bringen dort regelmäßig Entwürfe ein und leisten unseren Beitrag zu einem modernen Staat, in dem Bürgerbeteiligung selbstverständlich ist. Der Schlüssel dazu liegt darin, Technologie nicht als Fremdkörper einzusetzen, sondern sie in Prozesse einzubinden.

Mehr als nur Technologie: Wie kann eine Smart City funktionieren?

Es gibt nicht das eine magische Tool, mit dem Bürgerbeteiligung in einer Verwaltung plötzlich zum Standard wird. Eine Smart City zeichnet sich zwar zum einen dadurch aus, dass sie auf digitale Tools zurückgreift, zum anderen sind jedoch entsprechende Prozesse essenziell, um Bürger:innen nachhaltig erfolgreich einzubinden. Wer die bestehenden Abläufe nicht kennt, kann diese nicht intelligent digitalisieren und digital ergänzen. Daher muss die Stadt der Zukunft in doppelter Hinsicht „smart“ sein:

1. Eine moderne Stadt oder Gemeinde ist „smart“, wenn sie ihre Bürger:innen einbindet und von ihrem Wissen profitiert.

2. Bürgerbeteiligung muss „smart“ in bestehende Prozesse integriert werden und die Arbeit intelligent ergänzen, ohne Mehraufwand zu erzeugen.

Um die Herausforderungen einer modernen Demokratie zu bewältigen und eine Verwaltung für die Kommune, die Stadt und den Staat der Zukunft aufzubauen, ist clevere Bürgerbeteiligung unersetzlich. Doch wer entscheidet darüber, ob Bürgerbeteiligung in irgendeiner Form überhaupt stattfindet? Das tun die Mitarbeiter:innen in der Verwaltung! Für diese muss die Beteiligung der Bürger:innen daher so einfach und gewinnbringend wie möglich sein.

Smart-City-Beispiele: digitaler Bürgerhaushalt in Neufahrn

Wie sieht die Stadt der Zukunft aus? Pionier-Projekte machen moderne Verwaltung greifbar. Das haben wir von CrowdInsights bereits im Jahr 2023 gesehen. Gemeinsam mit der Gemeinde Neufahrn haben wir den ersten Ende-zu-Ende-digitalisierten Bürgerhaushalt erstellt. Dabei liefen alle Prozesse digital und ohne Medienbrüche ab:

1. Abgabe von Vorschlägen durch Bürger:innen

2. Prüfung der Vorschläge durch die Verwaltung

3. Beschlüsse im Stadtparlament beziehungsweise Gemeinderat

4. Dokumentation des Umsetzungsstandes

Und wie läuft dieser Beteiligungsprozess aus Sicht der Verwaltung ab, sodass kein ressourcenintensiver Mehraufwand entsteht?

1. Der Vorschlag eines Bürgers oder einer Bürgerin geht über das Frontend, die Beteiligungsseite, in der CrowdInsights-Plattform ein.

2. Der Vorschlag erscheint zum einen automatisch im Adminbereich der Plattform, zum anderen wird er gleichzeitig in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) an eine:n Sachbearbeiter:in übertragen.

3. Der oder die Sachbearbeiter:in prüft den Vorschlag und holt gegebenenfalls Angebote ein. Dann kommentiert er oder sie den Vorschlag und lehnt ihn ab oder lässt ihn zu. Dieser Status wird über das DMS und die Plattform transparent für die Bürger:innen ausgespielt.

4. Alle geprüften Vorschläge werden automatisch zu einem definierten Zeitpunkt zur Abstimmung gestellt. Entscheidungen und Bearbeitungsstände sind dabei den Bürger:innen jederzeit zugänglich.

So funktioniert digitale Bürgerbeteiligung effektiv, „smart“ und zukunftstauglich.

Verwaltungen verstehen und Smart City mit Bürgerbeteiligung ermöglichen

Um die Idee einer Smart City mit digitaler Bürgerbeteiligung Wirklichkeit werden zu lassen, führt der Weg über die Verwaltung. Ein Blick auf deren Realität zeigt, dass sie vielerorts mit Fachkräftemangel, Zeitdruck und Ressourcenknappheit kämpfen. Der Arbeitsaufwand, um Bürgerbeteiligung zu konzeptionieren, den Prozess aufzusetzen und die Ergebnisse auszuwerten, stellt das größte Hindernis dar. Außerdem verhindern mangelhafte IT-Kenntnisse und Datenschutzbedenken häufig, dass Verwaltungen Bürger:innen beteiligen. Eine Smart City braucht dementsprechend nicht nur smarte Technologie, sondern auch smarte Prozesse und smarte Schnittstellen.

Gleichzeitig können Verwaltungen sehr stark von modernisierten, digitalen Arbeitsabläufen profitieren. Und auch das (Fach-)Wissen der Bürger:innen kann ihre Arbeit potenziell erheblich vereinfachen. Wir bei CrowdInsights legen daher viel Wert darauf, Bürgerbeteiligung nahtlos in bestehende Prozesse zu integrieren. Dadurch ermöglichen wir es öffentlichen Verwaltungen, die nötigen Digitalisierungsschritte umzusetzen, um den Weg hin zu einer effektiven und effizienten Smart City zu gehen und den Herausforderungen der Zukunft zu begegnen.

Digitaler Zwilling: die Stadt der Zukunft mit Daten gestalten

In einer Smart City treffen Verwaltungen durch eine bessere Datengrundlage informiertere Entscheidungen. Eine Schlüsseltechnologie dafür ist der sogenannte Digitale Zwilling. Dabei wird ein digitales Abbild einer Stadt erstellt, das als 3D-Modell dient. Dies haben wir von CrowdInsights bereits gemeinsam mit der Gemeinde Forchheim umgesetzt. Für viele Beteiligungsfragen ist es nämlich relevant, auf konkrete Daten zurückzugreifen, zum Beispiel über die Bevölkerung oder Landschaft. Bürger:innen und Verwaltungen profitieren in ihren Entscheidungen beispielsweise davon, wenn sie in einer 3D-Karte sehen, wo bei starkem Regenfall Überschwemmungen drohen. Gemeinsam finden sie dann praktische Lösungen und entwickeln eine resiliente, zukunftsfähige Stadt.

Smart City und Bürgerbeteiligung: Impulse bei der SCCON 2025

Auf dem Weg zur Smart City spielt Bürgerbeteiligung also eine entscheidende Rolle. Um dieses Thema dreht sich auch unser Vortrag bei der Smart Country Convention 2025: „Digitale Bürgerbeteiligung der Zukunft: Wie sieht Beteiligung aus, die alle erreicht und Verwaltung entlastet?“ Darin zeigen wir die nächste Generation digitaler Bürgerbeteiligung: eine Plattform, die Menschen aktiviert, Erkenntnisse sichtbar macht und sich nahtlos integrieren lässt. Mit unserem Vortrag richten wir uns an alle, die Beteiligung strategisch denken und operativ vereinfachen wollen. Dafür wählen wir bei CrowdInsights den Ansatz, Verwaltungen und ihre Prozesse bereits von Anfang an mitzudenken. Ohne sie kann es nämlich keine digitale Bürgerbeteiligung geben. Und damit auch keine Smart City.