Beteiligung als Leistungsphase: honorarrechtliche Einordnung

Bürgerbeteiligung ist bei der Aufstellung von Bebauungsplänen honorarrechtlich kein frei verhandelbarer Zusatz, sondern nach § 19 HOAI Bestandteil der Leistungsphasen 1 und 2: die frühzeitige Beteiligung in Leistungsphase 1, die öffentliche Auslegung in Leistungsphase 2. Bei anderen Planungsformaten wie Mobilitätskonzepten, ISEK oder Klimaanpassungskonzepten gilt diese Zuordnung nicht. Dort ist Beteiligung eine besondere Leistung, die gesondert vereinbart und kalkuliert werden muss.

Wo in Beteiligungsprojekten Arbeitszeit verloren geht

Beteiligung bringt lokales Erfahrungswissen in eine Planung ein. Für Planungsbüros entstehen dabei zusätzliche Arbeitsschritte, die im Angebot oft unterschätzt werden:

• Fragen aus dem Projektkonzept in ein Beteiligungsformat übersetzen

• Projektseiten und Formulare einrichten

• Workshopkarten und handschriftliche Beiträge übertragen

• Freitexte lesen und kategorisieren

• räumliche Hinweise mit Textantworten verbinden

• Ergebnisse für unterschiedliche Adressaten aufbereiten

Für die Angebotskalkulation ist entscheidend, ob sich dieser Aufwand realistisch einschätzen lässt. Je weniger Zeit für Übertragung, Sortierung und Formatierung anfällt, desto mehr Projektstunden bleiben für fachliche Analyse, Abstimmung mit dem Auftraggeber und Konzeption.

Beteiligung als eigener Baustein im Projektablauf

Ein Beteiligungsbaustein lässt sich wie jede andere Leistungsphase mit eigenem Zeitfenster und eigenem Ergebnis in ein Planungsprojekt einordnen:

• Vorbereitung: Beteiligungsfragen aus dem Projektkonzept ableiten, Format festlegen, Zeitfenster mit dem Auftraggeber abstimmen

• Durchführung: Online-Beteiligung parallel zu Präsenzterminen wie Workshops oder Stadtteilspaziergängen laufen lassen

• Auswertung: Beiträge aus beiden Kanälen zusammenführen und für Bestandsanalyse oder Variantenentwicklung aufbereiten

• Übergabe: Ergebnisse in einer Form liefern, die direkt in Bericht, Präsentation oder Beschlussvorlage einfließt

Diese Struktur lässt sich bereits im Angebot benennen, auch wenn der genaue Aufwand je nach Projektgröße variiert. Das schafft für Auftraggeber Klarheit darüber, was der Beteiligungsbaustein liefert und wann er im Projektverlauf verortet ist.

Drei typische Anwendungsfälle für Planungsbüros

Mobilitätskonzept. Bürger:innen markieren Gefahrenstellen, fehlende Verbindungen und Nutzungskonflikte direkt auf einer interaktiven Karte. Ergänzende Freitexte werden nach Themen wie Verkehrssicherheit, Radinfrastruktur oder Parkdruck geordnet. Das Planungsbüro erhält räumliche Häufungen und thematische Schwerpunkte, die in Bestandsanalyse, Variantenentwicklung und Ergebnisbericht einfließen. Mehr erfahren.

Stadt- oder Quartiersentwicklung. Stärken, Schwächen, Nutzungsideen und Konfliktlinien aus Online-Beteiligung und Präsenzformaten wie Stadtteilspaziergängen werden in Stadt- und Quartiersentwicklungsprojekten zusammengeführt. So wird sichtbar, welche Anliegen sich über mehrere Beteiligungskanäle hinweg wiederholen und damit besonderes Gewicht in der Prioritätensetzung verdienen. Weiterlesen.

Klimaanpassungs- oder Freiraumkonzept. Hitzeorte, fehlende Schattenplätze, Entsiegelungswünsche und Aufenthaltsbedarfe werden räumlich und thematisch erfasst. Die Kombination aus Kartenmarkierungen und Freitextrückmeldungen zeigt, an welchen Orten mehrere Problemlagen zusammenfallen und wo eine Einzelmaßnahme mehrere Anliegen gleichzeitig adressieren kann. Zum Anwendungsfall.

Was Planungsbüros vor der Angebotserstellung klären sollten

• Passt das Lizenzmodell zu einem einzelnen, zeitlich begrenzten Projekt oder nur zu einem Dauerbetrieb?

• Lassen sich Ergebnisse in einem Format exportieren, das direkt in Bericht oder Präsentation passt?

• Wie werden analoge Beiträge aus Workshops und Vor-Ort-Terminen integriert?

• Welche Funktionen sind bereits produktiv verfügbar und welche befinden sich noch in Entwicklung?

• Wer beim Anbieter ist Ansprechperson für Rückfragen während der Projektlaufzeit?

Technische und rechtliche Detailfragen, etwa zu Freitextanalyse, Datenschutz oder EU AI Act, sind im Beitrag KI in der Bürgerbeteiligung: Einsatzfelder, Chancen, Grenzen beantwortet.

Beteiligung als kalkulierbarer Projektbaustein

CrowdInsights lässt sich projektbezogen für Planungsbüros einsetzen: mit Kartenformaten, Umfragen und der Möglichkeit, analoge Beiträge zu digitalisieren und gemeinsam mit Online-Beiträgen auszuwerten. Welche Funktionen für den konkreten Projektumfang und die geplante Projektlaufzeit passen, klärt sich am besten im direkten Gespräch. Kommen Sie gerne auf uns zu.

Quellen