Bürgerbeteiligung und HOAI: Honorarrechtliche Einordnung für Planungsbüros

Beteiligung als Leistungsphase: honorarrechtliche Einordnung

§ 19 HOAI regelt das Leistungsbild Bebauungsplan. Die frühzeitige Beteiligung ist dort Teil der Leistungsphase 1 mit einem Honoraranteil von 60 Prozent, die öffentliche Auslegung Teil der Leistungsphase 2 mit 30 Prozent. Diese Zuordnung gilt ausschließlich für die Aufstellung von Bebauungsplänen. Bei anderen Planungsformaten wie Mobilitätskonzepten, ISEK oder Klimaanpassungskonzepten fehlt eine vergleichbare Regelung. Dort ist Beteiligung eine besondere Leistung, die gesondert vereinbart und kalkuliert werden muss.

Wo in Beteiligungsprojekten zusätzlicher Aufwand entsteht

Beteiligung bringt lokales Erfahrungswissen in eine Planung ein. Für Planungsbüros entstehen dabei zusätzliche Arbeitsschritte, die im Angebot oft unterschätzt werden:

• Fragen aus dem Projektkonzept in ein Beteiligungsformat übersetzen

• Projektseiten und Formulare einrichten

• Workshopkarten und handschriftliche Beiträge übertragen

• Freitexte lesen und kategorisieren

• räumliche Hinweise mit Textantworten verbinden

• Ergebnisse für unterschiedliche Adressaten aufbereiten

Bei Mobilitätskonzepten, ISEK oder Klimaanpassungskonzepten ist dieser Aufwand honorarrechtlich nicht automatisch abgedeckt. Wird er nicht separat ausgewiesen, trägt das Planungsbüro die Kosten für Übertragung, Sortierung und Formatierung faktisch selbst, weil kein Honoraranteil dafür vorgesehen ist.

Ein Teil dieser Schritte, etwa das Kategorisieren von Freitextantworten oder das Einlesen analoger Beiträge, lässt sich durch KI-gestützte Funktionen der eingesetzten Plattform unterstützen. Mehr dazu im Beitrag KI in der Bürgerbeteiligung: Einsatzfelder, Chancen, Grenzen.

Beteiligung als gesondert ausgewiesene Leistung im Angebot

Weil Beteiligung bei diesen Projektarten als besondere Leistung gilt, lohnt sich eine eigene Struktur im Angebot mit eigenem Zeitfenster, eigenem Ergebnis und eigenem Leistungsverzeichnis-Posten:

• Vorbereitung: Beteiligungsfragen aus dem Projektkonzept ableiten, Format festlegen, Zeitfenster mit dem Auftraggeber abstimmen

• Durchführung: Online-Beteiligung parallel zu Präsenzterminen wie Workshops oder Stadtteilspaziergängen laufen lassen

• Auswertung: Beiträge aus beiden Kanälen zusammenführen und für Bestandsanalyse oder Variantenentwicklung aufbereiten

• Übergabe: Ergebnisse in einer Form liefern, die direkt in Bericht, Präsentation oder Beschlussvorlage einfließt

Diese Struktur lässt sich bereits im Angebot benennen und als besondere Leistung ausweisen, auch wenn der genaue Aufwand je nach Projektgröße variiert. Ein Beispiel für eine ausgewiesene Leistungsposition:

• Leistungsposition: Konzeption und Durchführung einer digitalen Beteiligung

• Umfang: Projektseite, Kartenformat, ein Workshop, Auswertung von bis zu 500 Beiträgen

• Ergebnis: Auswertungsbericht, Kartenexport, Präsentationsgrafiken

• Abrechnung: Pauschale oder Zeithonorar nach § 7 HOAI

Ein solches Muster lässt sich als besondere Leistung nach Anlage 9 HOAI beschreiben und als eigener Leistungsverzeichnis-Posten kalkulieren.

Drei typische Anwendungsfälle für Planungsbüros

Mobilitätskonzept. Bürger:innen markieren Gefahrenstellen, fehlende Verbindungen und Nutzungskonflikte auf einer Karte und ergänzen Freitextkommentare zu Themen wie Verkehrssicherheit oder Parkdruck. Das Planungsbüro erhält damit eine sortierte Grundlage für Bestandsanalyse und Variantenentwicklung. Mehr erfahren.

Stadt- oder Quartiersentwicklung. Stärken, Schwächen, Nutzungsideen und Konfliktlinien aus Online-Beteiligung und Präsenzformaten wie Stadtteilspaziergängen lassen sich in einer gemeinsamen Auswertung zusammenführen, statt getrennt vorzuliegen. Analoge Beiträge aus Workshops lassen sich per Bilderkennung einlesen und automatisiert in Umfrage-Antworten überführen. Sichtbar wird, welche Anliegen sich über mehrere Beteiligungskanäle wiederholen. Weiterlesen.

Klimaanpassungs- oder Freiraumkonzept. Hitzeorte, fehlende Schattenplätze, Entsiegelungswünsche und Aufenthaltsbedarfe werden räumlich und thematisch erfasst. Die Kombination aus Kartenmarkierungen und Freitextrückmeldungen zeigt, an welchen Orten mehrere Problemlagen zusammenfallen. Zum Anwendungsfall.

Was Planungsbüros vor der Angebotserstellung klären sollten

• Wird Beteiligung im Angebot als eigener Posten ausgewiesen oder pauschal mit den übrigen Leistungsphasen abgegolten?

• Passt das Lizenzmodell zu einem einzelnen, zeitlich begrenzten Projekt oder nur zu einem Dauerbetrieb?

• Lassen sich Ergebnisse in einem Format exportieren, das direkt in Bericht oder Präsentation passt?

• Wie werden analoge Beiträge aus Workshops und Vor-Ort-Terminen integriert?

• Welche Funktionen sind bereits produktiv verfügbar und welche befinden sich noch in Entwicklung?

• Wer beim Anbieter ist Ansprechperson für Rückfragen während der Projektlaufzeit?

Technische und rechtliche Detailfragen, etwa zu Freitextanalyse, Datenschutz oder EU AI Act, sind im Beitrag KI in der Bürgerbeteiligung: Einsatzfelder, Chancen, Grenzen beantwortet.

Beteiligung im Projektbudget planen

CrowdInsights lässt sich projektbezogen für Planungsbüros einsetzen: mit Kartenformaten für räumliche Rückmeldungen, Umfragen mit Freitextauswertung im Analysemanager und der Möglichkeit, analoge Beiträge aus Workshops in dieselbe Auswertung einzubinden. Ergebnisse lassen sich als Karte, Diagramm oder Exportdatei direkt für Bericht und Präsentation ausgeben. Welche Funktionen für den konkreten Projektumfang, die geplante Projektlaufzeit und den vereinbarten Leistungsumfang passen, klärt sich am besten im direkten Gespräch. Kommen Sie gerne auf uns zu.

Quellen